11 правил от AP Style и нашего блога для тех, кто пишет пресс-релизы

Работая в новостной сфере, постоянно сталкиваешься с пресс-релизами, которые готовят компании в надежде, что их информация заинтересует редакторов и журналистов.

Увы, но по-настоящему breaking news или просто интересных тем в таких релизах бывает немного. Это факт, с которым стоит смириться. Впрочем, если pr-менеджер достаточно квалифицирован, он, конечно, знает о тех советах, про которые мы писали: что делать, когда нет новостей.

Однако даже если новости есть, то чаще их пишут так, что читать совершенно не хочется. Тем не менее, есть несколько простых правил, которые помогут сделать ваш пресс-релиз, как минимум, удобным для чтения.

За основу этих правил взята, можно сказать, библия новостийщика — стайлгайд от Associated Press. Правила очевидны, но почему-то соблюдаются они крайне редко.

Итак.

  1. Указывайте цель вашего релиза в самых первых строчках. Если журналист не поймёт, о чём в вашем релизе из первых строк, то дальше он просто не будет читать.
  2. Отвечайте максимально полно на вопросы «кто», «что», «когда», «где», «зачем» и «почему». Другими словами, дайте максимально полную информацию редактору, что он на её основе мог написать новость. У него, как правило, нет времени глубоко погружаться в вашу тему, искать ответы на эти вопросы вне вашего релиза.
  3. Не ставьте больше пробелов, чем требуется: между окончанием слова и знаком пунктуации, между словами.
  4. Вообще следите за своим русским языком: запятые, обороты, правильные окончания и т.п.
  5. Не употребляйте обороты типа «Доброго времени суток». Это отвратительно и вообще безграмотно смотрится в электронных письмах. «Добрый день» или простое «Здравствуйте» решает все вопросы, не стоит пытаться усложнить приветствие, тем более, в такой глупой форме.
  6. Не пишите «Вы» с большой буквы, если используете это местоимение во множественном числе. Так пишется только в случае личного обращения к конкретному человеку. Желание быть вежливым быстро сойдёт за безграмотность.
  7. Используйте полные имена, должности, названия только в первом случае их употребления. Дальше нужно использовать аббревиатуры, фамилии и прочие сокращённые наименования. Не перегружайте релиз.
  8. Пишите правильно числа. В случае простого перечисления, прописью пишутся цифры от 0 до 9. 10 и далее пишется цифрами.
  9. Не стесняйтесь высылать фотографии. Если ваш релиз содержит прямую речь или цитаты высказывания какого-то человека, высылайте его фотографию в приемлемом для печати качестве. Если вы пишете об итогах какого-то мероприятия — высылайте фотографии. Если вы рассылаете информацию с пресс-конференций — высылайте фотографии. Если вы просто пишете пресс-релиз о вашей компании, продукте, услуге — высылайте фотографии. Мы живём в век мультимедийных технологий, одного текста мало. А искать иллюстрацию в редакционных базах (а, тем более, в интернете) — трата времени, которую мало кто может себе позволить. Только не вставляйте фотографии в документ Word.
  10. Пишите развёрнутые сопроводительные письма. Письмо с текстом «Доброго времени суток, подробности в прикреплённом пресс-релизе/файле. С уважением…» будет отправлено в корзину. Уважайте время получателя вашей информации. Дайте «затравку». А если релиз небольшой, то совершенно незачем вкладывать его в виде отдельного файла, уместите его в тексте письма.
  11. Указывайте вашу полную контактную информацию: телефон, мессенджер, профили в социальных сетях, где с вами можно оперативно связаться в случае возникновения вопросов. Помните, что это именно вам нужно, чтобы вас нашли максимально быстро. Совсем не обязательно указывать электронную почту в подписи к письму — вы уже написали её, когда прислали это письмо с релизом. Кнопку «Ответить» в почтовом сервисе/клиенте найдёт даже самый олдскульный журналист.

Собственно, всё просто, так ведь? Следование этим простым правилам и вас охарактеризует с хорошей стороны как специалиста, и, конечно же, обеспечит внимание журналиста/редактора к вашей информации.

P.S. Ну и в качестве 12 пункта — неболшой призыв-напоминание: вы пишете релизы для людей, в первую очередь, поэтому пишите их человеческим языком. Это ваше сообщение в мир людей, не делайте его чужеродным. Все эти сложные обороты, попытки выглядить умно и начитанно, желание уместить в релиз всю информацию о вашей компании — всё это лишнее. Релиз — это конкретный факт, который вы хотите максимально быстро и эффективно донести до аудитории, это не сценарий рекламного ролика.